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Excel表格的规范设计基础教程 表格制作教程入门

如果设计一个标准规范的Excel表格,应该满足哪些要求,要避免哪些问题。

【正文】
我们先来看看这个下图的Excel文件,这是某家公司的考勤表。图片1为该公司考勤表的名字数据;图片2为对应人员的汇总数据。这两份数据是在同一份Excel文件中,即从列A—列U为图片2的汇总数据,列W—列BA为图片1的明细数据。

图片 1

图片 2
当我第一次看到这张表格的时候,我非常佩服该公司的考勤人员,每个月需要花多这么多的时间来完成统计。在这张表格中,我们可以很简单的看到几个问题:
1.        利用颜色区分每个单元格所代表的类型,甚至同样颜色的单元格还代表不一样的内容;
2.        每个单元格还带有备注;
3.        图片2中的大量数据是手工统计,没有函数;
4.        表格中带有合并的单元格;
5.        表格具有多个标题行。
以上问题,都是因为我们在一开始设计表格的时候没有考虑到的,导致后续表格的使用者需要花大量的时间、精力在此,造成晚上加班熬夜,工作效率低。其实,针对这类型的表格我们都希望我们只需要录入数据,然后Excel可以自动统计结果,最终形成我们需要的报表格式即可。因此,在我们一开始设计表格的时候,我们就需要遵循这么一个原则,即“三表原则”。

所谓的“三表原则”指的是,Excel中应该包含三张表格,分别为:原数据表、汇总表、参数表。而这三张表的功能分别为:原数据表是我们用来录入明细数据的;汇总表是用来计算原数据表中的汇总结果的;参数表是存放固定不变的信息,便于原数据表、汇总表调用的。只要遵循这三表的原则,我们的汇总表就可以用我们在课堂上说学到的功能来完成了。
三张表中,最为重要的就是我们的原数据表,因为它决定,我们后面的汇总表是否能统计运算。那在设计我们的原数据表的时候,又要注意什么事项呢?我们一起来看看吧。

1.        表格必须要有标题,且只有一行标题;
表格的标题行是为了让我们识别每列数据的内容,所代表的属性,是我们后续进行排序、筛选、汇总的依据,所以它必须要有。如果表格做成了多行标题,那么Excel会默认第一行为标题行,那当我们进行排序、筛选的时候就会报错了。

2.        表格中不能存在合并单元格;
很多人在做Excel表格的时候,都喜欢合并单元格,为的是让表格看起来更清晰、更美观,甚至是领导更喜欢。可是,要知道,合并单元格的存在对表格的破坏性是最大的,它的存在让表格很多的操作都无法完成,例如排序、筛选。切记,合并单元格是很好看,但只用在最后需要上交给领导查看的时候用,在基础的原数据表中不做合并单元格。

3.        原数据表中不做计算,更不能有手工的计算;
原数据表,我们说了是用来存放明细数据的,汇总的数据应该放在汇总表中,因此我们不在一张表格中既看明细数据又看汇总数据。那手工计算的统计就更不用说了,相信大家都知道会发生什么问题了。

4.        每列数据格式必须是标准的格式;
例如我们的日期,Excel中能识别为标准的日期格式的只有“2014-12-23”或者是“2014/12/23”,然后很多人在输入日期的时候,都会变成“20141223”这种类型,对于Excel来说,这仅仅是数据,不具备日期的功能,所以所有跟日期相关的函数均无法使用。
遵循以上的几点,基本上我们能设计出一个标准、规范的Excel的原数据表,我们平时掌握的Excel技巧在该表格的基础上也都能使用。那么我们再来看看,某公司的考勤表现在又变成了什么样了。

下图3为优化过后的原数据表,将原有横向的数据改成竖向排列,将原有以颜色区分的单元格类型改成了F列的下拉列表的形式,原有的批注改成了G列备注的内容。

图片 3
下图4为自动汇总的汇总表结果。所有的数据都是根据通过函数将原数据表中的数据自动统计得到的。

图片 4
有了这个完善后的表格,该公司的考勤人员只需要在原数据表中输入基础数据,随后的所有汇总结果都会在汇总表中出现,无需再耗费大量的时间、精力做每个月的考勤统计了。
这才是我们需要的,利用Excel偷懒,提高我们的工作效率。

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