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巧用EXCEL编制现金流量表 现金流量表编制

用财务软件编制现金流量表时,因会计事项比较复杂,财务软件不能完全识别其分类,所以难度较大,而如果在手工识别分类的基础上再编制现金流量表则比较简单。本文以经营活动产生的现金流量为例介绍一种应用EXCEL编制现金流量表的方法。

    一、现金流量内容分类设置

  对于经营活动现金流量部分,我们可以按其项目内容设置分类代码。

  二、数据采集

  用友、金蝶等财务软件都有数据导出功能,将本月会计分录导出并存成EXCEL格式文件,文件命名为“会计分录”。 

  新建一个EXCEL文件并命名为“现金流量”,打开此文件并建立四个数据表(SHEET),分别命名为“原始表”、“计算表”、“汇总表”和“代码对照表”。

  打开文件“会计分录”,通过复制、粘贴将导出的会计分录原始数据拷贝到文件“现金流量”的“原始表”中,见表2。

  不同软件导出的数据项目可能不同,但表2内列举的项目是会计分录的基本内容。一般情况下,采用默认软件的标准输出项目就可以满足需要,不用再单独设置输出文件的项目。

  三、分类标识

  分类标识就是按照表1“分类代码表”中现金流量项目内容及其对应的分类代码将会计分录进行手工分类。

  第一步:调整会计分录

  首先,将文件“现金流量”中“原始表”的数据全部拷贝到表3“计算表”中,并对会计分录做相应调整处理:涉及货币资金科目的一借一贷分录不做处理,按照分类代码直接添加;多借多贷分录分别调整处理或分析后添加代码,现示例如下:

  第二步:添加分类代码

  在文件“现金流量”的“计算表”中,将项目栏目中“期间”改为“分类代码”,将“凭证字号”改为“中文名称”字样,并按照目前的会计分录逐笔添加现金流量分类代码。

  第三步:添加公式

  添加公式的目的是将代码转换成汉字。计算表中的“中文名称”栏目内容是根据输入的代码通过EXCEL函数VLOOKUP自动替换形成的。

  “分类代码表”中的经营活动产生的现金流量项目代码内容输入到文件“现金流量”的“代码对照表”中去,代码数据对应区域假定为A1:C8,在计算表“中文名称”栏目中输入公式:

  公式=VLOOKUP

  ($B$2:$B$680‚代码对照表!$B$2:$C$8‚2‚0)。

  公式中“$B$2:$B$680”为“计算表”中分类代码的输入区域,也就是所有会计分录区域,可以根据会计分录最大月份的数据输入,或输入极大数字均可;

  “代码对照表!$B$2:$C$8”为“代码对照表”分类代码的区域;

  “2”是表示对应代码的中文名称所在列数;

  “0”是表示输入的代码必须和代码中的数据一样才能将汉语拼音缩写转换成汉字内容。

  将公式拷贝到所有中文名称栏目区域中,就会通过输入的代码直接反映出对应汉字内容。

  四、汇总编制

  在表4“现金流量”的“汇总表”中输入现金流量表的项目内容并做适当修改,设置成现金流量表的结构。

  公式“SUMIF(计算表!C2:C680‚"销售"‚计算表!H1:H680)”是数据统计函数,公式中的“C2:C680”是计算表中会计分录的区域,“H1:H680”是计算表中会计分录的借方区域,“I1:I680”为计算表中会计分录的贷方区域。

  次月,编制现金流量表时,将本月的文件另存为一个新的文件(将月份后缀修改),同时将“合计”栏中的数据拷贝到“上月累计”栏目中(粘贴时通过选择性粘贴—数值,将计算的数据拷贝成数值型数据),再将新导出的数据拷贝到“原始表”中去,按上述程序编制新月份的现金流量表。

  五、数据验算

  验算分为现金流量表和经营性现金流量的验算。

  现金流量表验算可以通过计算货币资金的期初、期末差额验算,经营性现金流量验算可以通过间接法验算。

  投资活动、筹资活动产生的现金流量及汇率变动对现金的影响额可以比照以上介绍的方法进行编制。总而言之,这种方法比较灵活,可对复杂会计事项做针对性处理,与每月的会计分录一一对应,事前事后调整非常方便,每月分类时,也是对会计事项重新审核,是一种有效的编制现金流量表的方法。(作者:张志)

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